El proceso de escrituración tiene cuatro etapas: radicación, extensión, otorgamiento y autorización.
Los colombianos, dueños de un bien inmueble, deben realizar un proceso de escrituración al momento de adquirir la propiedad a su nombre. En el documento se especifican, además de quién es el propietario, sus obligaciones y derechos, de conformidad con portales especializados.
Por lo tanto, cuando se lleva a cabo este procedimiento, hay una declaración de una o varias personas emitidas ante el notario para llevar a cabo la documentación. Dicha elaboración tiene cuatro etapas, según la Notaría 73 de Bogotá.
En este apartado le contamos cómo se lleva a cabo un proceso de escrituración en el país.
Radicación
«Recepción de las declaraciones, esto es, de lo que el usuario quiere decir ante el notario», explica la Notaría 73 de Bogotá.
Por lo tanto, en esta etapa el notario debe adquirir potestad de interpretar y radicar la voluntad de las partes interesadas en hacer el proceso de escrituración. Debe tener en cuenta que en esta fase el notario puede decidir no llevar a cabo la formación de la escritura, en el caso de que advierta que una de las partes no es competente para autorizar el acto.
Nombres, apellidos, estado civil, edad, dirección, entre otros, son datos que deben quedar consignados en el documento pertinente.
Las notarías desempeñan un papel fundamental en la autenticación y registro de documentos legales.
Extensión
Según la Notaría 73, en esta etapa se hace la «transcripción en texto escrito de lo dicho o declarado por el usuario».
Además de aprobar y legalizar la escritura pública, el notario también deberá hacer una redacción de lo manifestado por las partes de manera clara y precisa. Es importante que esta transcripción sea en el idioma imperante en el territorio.
Además, el notario también sirve de asesor jurídico para incluir los requisitos del negocio o acto jurídico que desean celebrar, según el portal especializado, ‘Finca Raíz’.
Otorgamiento
En esta fase se lleva a cabo la «lectura y aceptación del texto de lo que ha leído o ha oído el usuario, para que lo apruebe y la firme».
Durante el otorgamiento del proceso de escrituración, el notario deberá leer en voz alta el documento o permitir que las partes interesadas lo lean después de realizar la extensión.
En el caso de que los intervinientes estén de acuerdo con lo estipulado en la escritura, deberán firmar el acta, ya sea con la firma o su huella dactilar, pues según la ley en Colombia no se requiere que sean las dos al tiempo.
También deberá tener la fecha y el número de acta en esta etapa.
Hay más de 900 notarías distribuidas en el país en las que puede llevar a cabo el proceso de escrituración.
Autorización
Durante esta última fase, el documento deberá tener «la firma del notario, después de la firma de los interesados y después de cumplidos todos los requisitos del contrato respectivo», de conformidad con la Notaría 73 de Bogotá.
En la autorización del documento, el notario deberá verificar las firmas y todos los aspectos de la escritura ya realizada, para reafirmar que cumplen con los requisitos y todo está en regla.
Luego deberá aprobarlo agregando su firma. «Si el proyecto de escritura cumple con dichos requisitos, el notario deberá dirigir a la Superintendencia un certificadoen el que comunique que el instrumento reúne dichos requisitos», explica el portal ‘Finca Raíz’.
¿Cuáles son documentos que debe tener para realizar este trámite?
Para llevar a cabo este trámite, son necesarios los siguientes documentos, de acuerdo con la Notaría 37 de la capital del país:
– Los documentos de identificación de las partes interesadas.
– Los certificados de paz y salvo por impuesto predial, los cuales deben contener el avalúo catastral y por impuesto de valorización, si aplica en el municipio. En el caso de que el inmueble esté sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.
– Si el vendedor o comprador es una persona jurídica, como una sociedad, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal. Si participa otro, como un banco, también debe presentar el documento anterior.
– Es importante que el vendedor, como dueño de la vivienda, presente al notario la copia de la escritura pública o el título de adquisición, junto con el certificado de libertad y tradición más reciente que le otorga la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, para poder transcribir los linderos en la escritura pública.
Tenga en cuenta que una vez haya sido realizada la escritura pública en la notaría, esta deberá ser registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad o municipio para que el inmueble cambie oficialmente de dueño.
